Es pateix un bloqueig constant per culpa del desordre i de les dades no unificades. Quan es necessita una visió holística per prendre una decisió estratègica, es constata que la informació està duplicada, té errors de format o resulta inaccessible. Aquest caos informatiu impedeix la consolidació de la informació i provoca que l’eficàcia de qualsevol estratègia posterior quedi enormement limitada.

S’acumulen dades de clients, vendes, productes, despeses,… en un full d’Excel, però es fa impossible treure’n conclusions ràpides. S’intenta fer servir “allò de les taules dinàmiques” per creuar dades, però el procés resulta complex, desconfigura l’arxiu i sovint s’acaben perdent hores sumant manualment. S’experimenta frustració tècnica i una autèntica mancança de comprensió de les pròpies dades.

Es recullen dades procedents de diversos canals. Aquesta situació genera un autèntic caos de dades: s’acumulen dates amb formats diferents (anglès i europeu), noms escrits diferents, camps buits i multitud de dades duplicades. Quan es necessita generar un llistat únic, s’inverteixen hores de feina mecànica copiant, enganxant i arreglant errors a mà. Es constata amb frustració que, si les dades són incompletes, disperses o desactualitzades, qualsevol estratègia que s’intenti aplicar posteriorment acaba fallant.

Cada cop que volem demanar dades, s’acaba rebent un correu electrònic desestructurat o un PDF. Això obliga algú de l’equip a obrir el missatge, copiar el nom, el telèfon i les preferències, i enganxar-ho manualment a la base de dades. Després, s’ha de redactar un correu a mà de l’estil responent. Aquesta càrrega mecànica genera retards, multiplica els errors humans i transmet una primera impressió lenta al client final. A més, la informació no queda consolidada adequadament, la qual cosa impedeix tenir una visió holística del negoci.

Cada setmana s’inverteixen hores en tasques purament mecàniques. És una feina repetitiva que desmotiva profundament i no aporta cap valor estratègic. El més important, en una primera fase, és detectar aquelles accions que s’estan repetint constantment i prendre’n consciència. Exemples:
• Quan es rep un correu específic, el sistema pot extreu les dades i les guarda automàticament on toca.
• Cada vegada que un client contracta un servei, s’ha de crear manualment una carpeta a Google Drive, donar d’alta el contacte a l’eina de gestió de tasques, elaborar una factura i redactar un correu electrònic de benvinguda amb els documents inicials.

Es treballa de manera híbrida (alternant l’ordinador de l’oficina i el portàtil a casa), però l’entorn digital s’ha convertit en un autèntic forat negre. Els arxius es desen de manera desordenada i sense criteri: uns a l’escriptori local, altres a la carpeta de descàrregues i altres en un núvol sense cap estructura lògica. Quan es necessita trobar un document urgent, es perd molt de temps perquè no se sap on buscar-lo ni quina n’és la versió definitiva. Es fa palesa una inneficiència d’emmagatzemar, organitzar i recuperar informació digital.

Les incidències o les peticions de nous projectes arriben per totes bandes i de forma totalment desordenada. S’intenta fer-ne el seguiment amb mètodes ineficaços, com ara marcar els correus com a “no llegits” o apuntar les gestions en una llibreta o en un Excel compartit que pràcticament ningú actualitza. El resultat és un col·lapse organitzatiu: es generen tasques duplicades, s’incompleixen terminis, apareixen colls d’ampolla i s’instaura la sensació constant que les coses cauen en un “forat negre”. Es fa palesa una fallada estructural profunda en la comunicació organitzativa i en la coordinació de l’equip.

Es perden hores redactant exactament els mateixos correus electrònics per respondre a preguntes bàsiques i recurrents. Aquest volum de feina mecànica fa que s’endarrereixi la resposta a missatges realment importants (com la resolució de problemes complexos o la gestió de grans oportunitats de venda). Es pateix un ofegament per tasques rutinàries que no aporten valor afegit, però alhora existeix la por que, si s’activen respostes automàtiques genèriques, es transmeti una imatge freda, “massa robòtica” i es doni un mal servei al client.

S’emmagatzemen desenes de PDF, manuals de procediments, informes antics o catàlegs de productes al servidor, però és informació que acaba estant “morta” i desorganitzada. Quan sorgeix un dubte, es perden hores intentant localitzar el document exacte. Es desitja tenir una Intel·ligència Artificial pròpia per fer consultes ràpides, però frena la por a les “al·lucinacions” (respostes inventades) d’eines genèriques com ChatGPT i el temor a posar en risc la privacitat de les dades corporatives.

Es disposa d’una pàgina web corporativa que es va crear fa temps, però ha quedat totalment desactualitzada. S’experimenta frustració perquè es desconeix com accedir-hi internament, com modificar un text simple, afegir un servei nou o canviar una fotografia. Aquesta manca d’autonomia tecnològica provoca que l’aparador digital mostri informació obsoleta, generant una mala imatge de marca. S’assumeix amb resignació que qualsevol petit canvi requerirà dependre d’un informàtic extern, pagar pressupostos extra i esperar dies, motiu pel qual s’acaba deixant la web abandonada.

S’inverteix gran part de la setmana assistint a reunions, però el procés posterior és altament ineficient. La presa d’apunts es fa a mà, cadascú anota allò que considera oportú, i redactar l’acta o el resum final roba hores de feina. La informació dels acords queda tan dispersa i desorganitzada que sovint resulta inaccessible o es perd en llibretes individuals, impedint obtenir una consolidació i unificació de les dades.

El dia a dia s’encalla constantment en petits detalls tècnics digitals. S’experimenta una forta ineficiència i pèrdua de temps mecànic en feines que no aporten cap valor estratègic: no saber com manipular PDFs de manera avançada, patir bloquejos freqüents amb l’Excel o el Word, tenir por d’editar la pròpia pàgina web per por a “trencar-la”, conviure amb un desordre total al Google Drive o la incapacitat de començar a aplicar eines d’Intel·ligència Artificial reals per automatitzar les tasques repetitives.

Es paga regularment la quota mensual d’un entorn corporatiu robust com Microsoft 365, però es desconeixen gairebé totes les seves aplicacions. Únicament s’aprofita per obrir documents de text i correu tradicional, desaprofitant una tecnologia que permetria ser infinitament més eficients. En que ens pot ajudar: SharePoint, OneDrive, Teams, Power Automate, Power BI, Power Apps, Dynamics 365, Microsoft Azure….?

S’acumulen apunts, idees i documents importants de manera fragmentada entre diverses aplicacions, carpetes o llibretes físiques. Quan s’intenta consultar el coneixement sobre un tema concret o un procés intern, es perd temps buscant on es va guardar la informació. A més, les llistes de tasques i el seguiment dels projectes es gestionen en eines totalment desconnectades d’aquesta documentació, generant fricció, pèrdua de context i ineficiència en el dia a dia.